Tässä oppaassa tarkastellaan, kuinka ChatGPT:n avulla voidaan tehostaa tilintarkastuksen ja kirjanpidon prosesseja. Esitellään, miten tekoälyn hyödyntäminen voi parantaa tuottavuutta samalla, kun prosessien tarkkuus varmistetaan. Ensimmäinen osa sisältää yleistä tietoa, millä kaikilla tavoin tekoälyä voidaan käyttää kirjanpidossa, toinen käytännöllinen osa, sisältää käytännöllisiä ohjeita kuinka tekoäly integroidaan ja ainutlaatuisia tehokkaita kehotteita, joilla tekoäly saadaan toimimaan tarkasti ja luotettavasti.

OSA I

ChatGPT tuottaa kieltä, muttei ole tietoinen

ChatGPT on tekoäly, niin kutsuttu laaja kielimalli, eli se toimii luonnollisen kielen käsittelyn periaatteiden mukaisesti. Koneoppiminen ja hermoverkot mahdollistavat mallin kyvyn ymmärtää, prosessoida ja tuottaa kieltä, mikä mahdollistaa sen käytön erilaisissa kielen analyysiin ja tietoon perustuvissa tehtävissä.

Kielimallit eivät ole tietoisia, eivätkä siksi ajattele tai ymmärrä asioita ihmisten tavoin. Kone on suunniteltu tuottamaan tilastollisesti uskottavia vastauksia, ja siksi ne vaikuttavat inhimillisiltä. Vastaukset voivat sisältää virheitä silloin kun kysymys kohdistuu sen yleiseen muistiin; ilmiötä kutsutaan suurten kielimallien "hallusinaatioksi".

Virheiden määrä vähenee, kun kielimallien vastaukset pohjautuvat sille annettuun dataan. Tämän seurauksena kielimalleja voidaan hyödyntää luotettavasti yksityishenkilöiden tai yritysten asiakirjojen, datan ja raporttien analysoinnissa, luokittelussa ja sisällön muokkaamisessa. Datan lisääminen kehotteisiin parantaa siis kielimallin antamia tuloksia ja vähentää hallusinaatioita.

Miten käyttää ChatGPT:ä tilintarkastuksessa?

Asiakirjojen analyysi ja tietojen luokittelu tehostuu

Tilintarkastus perustuu taloudellisten raporttien, sopimusten, liiketoimintasuunnitelmien ja muiden oleellisten dokumenttien perusteelliseen tarkasteluun ja analyysiin. Tällä varmistetaan organisaation taloudellisen tiedon tarkkuus ja luotettavuus. Manuaalinen käsittely on kuitenkin usein aikaa vievää ja edellyttää tarkkaa huomiota yksityiskohtiin.

Ottaen huomioon, että yksittäinen tilintarkastusprojekti voi käsittää satoja tai jopa tuhansia sivuja dokumentaatiota, prosessi ei ainoastaan ole työläs vaan myös altis inhimillisille virheille.

Kielimallin kyky ymmärtää ja prosessoida luonnollista kieltä tekee siitä erinomaisen työkalun asiakirjojen esikäsittelyyn ja analysointiin. Se voi esimerkiksi automaattisesti luokitella asiakirjat eri kategorioihin, kuten "tulot", "menot", "sopimukset" ja "verodokumentit", mikä helpottaa tilintarkastajien työtä.

Tekoälyn ja siihen yhdistetyn automaation avulla on mahdollista automatisoida tilintarkastajien toistuvia ja rutiininomaisia tehtäviä, sillä voidaan luokittaa, jäsentää ja tehdä yhteenvetoja. Tämä ei ainoastaan vapauta arvokasta aikaa, vaan myös alentaa inhimillisten virheiden riskiä. Automatisoidun esikäsittelyn ja ensimmäisen tason analyysin ansiosta, jotka suoritetaan tarkasti, tilintarkastajat voivat keskittää huomionsa monimutkaisempiin tehtäviin, kuten poikkeamien etsimiseen ja perusteelliseen materiaalin analyysiin.

Esimerkki GPT 4:n tarjoamista lisätyökaluista

ChatGPT:n hyödyllisyys kasvaa merkittävästi, kun se liitetään osaksi muita tilintarkastustyökaluja. Se voidaan integroida esimerkiksi erilaisiin data-analyysiohjelmistoihin, jotka prosessoivat numeerista tietoa, kuten taseita ja tuloslaskelmia.

Asiakirjojen huolellinen tarkastelu ja analysointi ovat tilintarkastuksen peruspilari, jota koskee lakisääteiset vaatimukset. Tekoälytyökalujen, kuten ChatGPT:n, käyttö voi olennaisesti lisätä näiden toimintojen tehokkuutta ja tarkkuutta, hyödyttäen näin koko organisaatiota ja sen sidosryhmiä.

Vaikka tekoäly voi tarjota merkittävää apua, tehostaa ja kohottaa työn laatua, se ei korvaa tilintarkastajan asiantuntemusta ja kriittistä ajattelukykyä. Koneellisesti tuotetut analyysit ja yhteenvedot vaativat aina ihmisen tarkastuksen.

Petosten torjunnan laatu paranee

Petosten torjunta on tilintarkastuksen keskeisiä osa-alueita, jossa pyritään tunnistamaan ja estämään taloudelliset väärinkäytökset, jotka voivat ulottua kirjanpidon virheistä monimutkaisiin talousrikoksiin, kuten sisäpiiritiedon väärinkäyttöön ja rahanpesuun.

Tilintarkastajien on tässä yhteydessä käytettävä laajaa valikoimaa menetelmiä petosten havaitsemiseksi, vaikka manuaalinen petosten torjunta onkin aikaa vievää ja vaatii erikoistunutta osaamista, mikä lisää sen kustannuksia ja haasteita.

Tekoäly, erityisesti kielimallit kuten ChatGPT, tarjoaa merkittävää apua tässä kriittisessä tehtävässä.

Yksi ChatGPT:n merkittävimmistä eduista on sen kyky käsitellä suuria tietomääriä nopeasti ja tehokkaasti, skannaten läpi satoja tai tuhansia taloudellisia transaktioita ja luoden reaaliaikaisia hälytyksiä mahdollisista epäilyttävistä toiminnoista. Tämä nopeuttaa petostentorjuntaprosessia ja mahdollistaa tilintarkastajien keskittymisen niihin tapauksiin, jotka vaativat eniten heidän asiantuntemustaan.

Integroimalla ChatGPT muihin järjestelmiin, kuten ERP-ohjelmistoihin tai rahanpesun estämiseen tarkoitettuihin työkaluihin, voidaan tehostaa petostentorjuntaa entisestään, mahdollistaen monimutkaisemmat analyysit ja tarkemmat tunnistukset. Tämä ei ainoastaan tee tilintarkastusprosessista luotettavampaa, vaan edistää myös yrityksen riskienhallintaa ja maineen ylläpitoa.

Petokset eivät ainoastaan aiheuta merkittäviä taloudellisia tappioita, vaan voivat myös vahingoittaa yrityksen mainetta, jolla voi olla pitkäaikaisia seurauksia. Tekoälytyökalujen, kuten GPT4:n, avulla voidaan parantaa petostentorjunnan tehokkuutta ja tarkkuutta, mikä hyödyttää sekä yrityksiä että laajemmin sidosryhmiä ja yhteiskuntaa kokonaisuudessaan.

Tekoälyn tarjoamien analyysien tarkistaminen ihmisen toimesta on välttämätöntä: Tekoälyn hyödyntäminen petostentorjunnassa nostaa esiin sekä eettisiä että oikeudellisia kysymyksiä, erityisesti mitä tulee virheellisten tunnistusten riskiin, jotka saattavat vaikuttaa haitallisesti yksilöihin ja yrityksiin.

Tämä alleviivaa, kuinka tärkeää on yhdistää tekoälyyn tilintarkastajien oma syvällinen asiantuntemus ja eettinen pohdinta.

Kaipaatko koulutusta tekoälytyökalujen käyttöön kirjanpidossa tai tilintarkastuksessa?

Nappaa alta 15 min. etäkahvitteluaika niin vaihdetaan ajatuksia mitä kaikkea AI-automaatiolla voitaisiin toteuttaa juuri sinun yrityksessäsi.

Raportointi nopeutuu ja selkeytyy

Tilintarkastajat ja kirjanpitäjät ovat velvoitettuja tuottamaan yksityiskohtaisia ja täsmällisiä raportteja. Nämä dokumentit sisältävät kaikki tarkastuksen aikana kertyneet havainnot, analyysit ja johtopäätökset, joista moni on luonteeltaan monimutkainen ja sisältää laajoja datamääriä. Suurten ja kompleksisten tilintarkastusprojektien yhteydessä manuaalinen raportointi voi muodostua aikaa vieväksi ja alttiiksi virheille.

Tässä yhteydessä ChatGPT:n tarjoama apu raportoinnin automatisoinnissa on arvokasta. Sen kyky prosessoida luonnollista kieltä ja ymmärtää monimutkaisia konteksteja tekee siitä ihanteellisen välineen raporttien ensiluonnosten laatimiseen.

Kielimalli voi ottaa tilintarkastajien havainnot ja analyysit, ja muuntaa ne selkeäksi, helposti ymmärrettäväksi ja ammattimaiseksi tekstiksi. Tämä ei ainoastaan nopeuta raportointiprosessia, vaan myös parantaa raporttien laatua vähentämällä inhimillisten virheiden riskiä.

Tekoälypohjaiset ratkaisut tarjoavat merkittäviä etuja tilintarkastus- ja kirjanpitoprosessien eri vaiheissa, raportoinnista lähtien. Ne eivät ainoastaan automatisoi ja nopeuta prosesseja, vaan myös parantavat niiden laatua ja luotettavuutta, mikä on keskeistä taloudellisen tiedon oikeellisuuden ja läpinäkyvyyden varmistamisessa.

Raportointi on avainasemassa tilintarkastuksen lopputuloksen kannalta. Se ei ainoastaan ole välttämätöntä lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi, vaan se myös rakentaa luottamusta yrityksen ja sen sidosryhmien, kuten sijoittajien, hallituksen ja asiakkaiden, välillä. ChatGPT:n ja muiden tekoälytyökalujen avulla voidaan merkittävästi parantaa raportoinnin tehokkuutta ja tarkkuutta, mikä lopulta hyödyttää koko organisaatiota ja sen sidosryhmiä.

Ajantasaista tiedonhallintaa assistentin kanssa

Tiedonhallinta on keskeistä tilintarkastuksessa, missä ammattilaisten on pysyttävä jatkuvasti ajan tasalla lukuisista alan parhaista käytänteistä, sääntelyvaatimuksista, uusista taloudellisista indikaattoreista sekä monista muista asioista. Tämä vaatimus korostuu nykyajan nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä, jossa uutta tietoa ja päivityksiä syntyy tiheään tahtiin.

Tässä kontekstissa ChatGPT4 tarjoaa arvokasta tukea toimien eräänlaisena virtuaaliassistenttina, joka auttaa tilintarkastajia navigoimaan tässä tietotulvassa.

Kielimallin avulla on mahdollista saada reaaliaikaisia vastauksia monenlaisiin kysymyksiin, jotka liittyvät tilintarkastusstandardeihin, veroasioihin tai toimialakohtaisiin erityiskysymyksiin. Tämä ei pelkästään nopeuta tiedonhakuprosessia, vaan myös tehostaa sitä merkittävästi.

ChatGPT4:n käyttö tiedonhallinnassa merkitsee suurta askelta kohti tehokkaampaa ja tarkempaa tilintarkastusta. Sen kyky tarjota välittömiä vastauksia ja päivityksiä auttaa ammattilaisia pysymään ajan tasalla vaadittavasta tiedosta, mikä on olennaista laadukkaan tilintarkastustyön toteuttamisessa. Virtuaaliassistentin avulla tilintarkastajat voivat keskittyä syvällisempiin analyyseihin ja tarkastuksiin, varmistaen samalla, että heidän työnsä pohjautuu ajantasaiseen ja luotettavaan tietoon.

Tämän teknologisen edistysaskeleen myötä tilintarkastuksen ammattilaiset voivat paremmin vastata nykypäivän liiketoimintaympäristön vaatimuksiin, mikä tukee niin yritysten kuin sidosryhmienkin etua. ChatGPT:n kaltaiset työkalut eivät ainoastaan tuo tehokkuutta ja nopeutta tiedonhallintaan, vaan ne myös edistävät tilintarkastuksen laadun ja luotettavuuden kehittämistä.

ChatGPT 4:n merkittävimpiin etuihin kuuluu sen kyky päivittää tietonsa reaaliaikaisesti, sillä se pystyy hankkimaan tietoa internetistä. Tämä ominaisuus mahdollistaa tilintarkastajille pääsyn tuoreimpiin tietoihin ja suosituksiin suoraan luotettavista lähteistä, mikä on erityisen arvokasta nopeasti muuttuvissa sääntely-ympäristöissä.

Verotus ja sääntely

ChatGPT tarjoaa tukea myös verotukseen liittyen, avustaen esimerkiksi arvonlisäveron automaattisessa laskennassa, ennakkoverolaskelmien tekemisessä tai kansainvälisten verokysymysten, kuten kaksinkertaisen verotuksen välttämisen, parissa. Tämä on erittäin hyödyllistä, sillä verosäännöstöt ovat usein monisyisiä ja alttiita muutoksille.

Asiakaspalvelu ja konsultointi

Tekoäly chatbot voi toimia asiakaspalvelun tukena, vastaamalla yksinkertaisiin kirjanpitoon liittyviin kysymyksiin, kuten "Miten kirjaan liikekulut?" tai "Miten voin laskea poistot?". Tämä ei ainoastaan paranna asiakaskokemusta, vaan myös vapauttaa kirjanpitäjät keskittymään monimutkaisempiin kysymyksiin ja tehtäviin.

Miksi tämä on tärkeää? Kirjanpidon tarkkuus ja tehokkuus ovat keskeisiä yrityksen taloudellisen terveyden ja uskottavuuden kannalta. Virheet kirjanpidossa voivat johtaa paitsi sakkojen ja oikeudellisten seuraamusten riskiin, myös heikentyneeseen maineeseen ja luottamukseen.

Tekoälyn tulevaisuus tilintarkastuksessa ja kirjanpidossa

Tekoälyn, erityisesti laajojen kielimallien, kehitys avaa jatkuvasti uusia ovia tilintarkastuksen ja kirjanpidon aloilla, lupaillen mullistavia muutoksia siinä, miten nämä perinteiset tehtävät suoritetaan.

Kuvitellaan esimerkiksi ChatGPT-botti, joka on erikoistunut kansainväliseen tilintarkastusstandardiin IFRS tai Yhdysvaltain yleisesti hyväksyttyihin kirjanpitoperiaatteisiin GAAP. Tällainen erikoistuminen mahdollistaisi tekoälyn syvällisemmän ymmärryksen näiden standardien monimutkaisista vaatimuksista, mikä puolestaan auttaisi yrityksiä navigoimaan monitahoisessa sääntely-ympäristössä entistä tehokkaammin.

Tämä ei ainoastaan paranna tilintarkastuksen ja kirjanpidon prosessien tarkkuutta ja luotettavuutta, vaan myös vapauttaa ihmistyövoimaa rutiininomaisista tehtävistä, antaen asiantuntijoille enemmän aikaa keskittyä monimutkaisiin analyyseihin ja päätöksentekoon.

Reaaliaikainen analyysi ja ennustaminen

Tulevaisuuden ChatGPT-työkalut saattavat myös tarjota reaaliaikaisia analyysejä ja ennusteita. Ne voivat esimerkiksi integroitua yrityksen ERP-järjestelmiin ja tarjota reaaliaikaisia oivalluksia taloudellisesta tilanteesta, kassavirroista tai budjettipoikkeamista. Tämä voi olla erityisen arvokasta kriisinhallinnassa tai strategisessa suunnittelussa.

OSA II

GPT4:n käyttö ja oikeat kehotteet kirjanpidossa

Tekoälyn integroiminen kirjanpitoon vaatii huolellisesti suunniteltuja toimenpiteitä, jotka alkavat asiakirjojen, kuten kuittien ja muiden dokumenttien, digitaalisesta skannauksesta. Tämän jälkeen hyödynnetään erityisesti raporttien kirjoittamiseen suunniteltuja tekoälyohjattuja kehotteita, jotka mahdollistavat korkealaatuisen tuloksen tuottamisen. Lisäksi on olennaista kiinnittää huomiota tietoturvaan ja sen hallintaan, varmistaen, että kaikki prosessit ja tallennetut tiedot ovat suojattuja ja käsitellään asianmukaisesti. Alla kuvataan askel askeelta miten tämä tapahtuu.

Huomioithan, että ennen tietojen syöttämistä mihinkään AI-järjestelmään, sinun tulee varmistaa mikä on yrityksesi tietoturva- ja tietojen käsittelyn politiikka. GPT4:een syötettyjä tietoja ei käytetä kielimallin kehittämiseen.

Tiedon syöttö ja tasaaminen

Kirjanpidon rutiinitehtävät, kuten tiedon syöttäminen ja tasaaminen, ovat olennaisia mutta usein aikaa vieviä ja alttiita inhimillisille virheille, kuten näppäilyvirheille. ChatGPT 4 tarjoaa modernin ratkaisun näiden prosessien automatisointiin. Tekoälyn avulla voidaan skannata, tunnistaa ja prosessoida laskuja, kuitteja sekä muita taloudellisia dokumentteja, ja syöttää näiden tietoja suoraan kirjanpitojärjestelmiin. Tämä lähestymistapa ei vain nopeuta kirjanpidon rutiinitehtäviä, vaan myös merkittävästi vähentää virheiden mahdollisuutta, tarjoten näin luotettavampaa ja tehokkaampaa kirjanpidon hallintaa.

Dokumenttien skannaus ja tunnistus

• Vaihe 1: Dokumentin digitalisointi

  • Fyysiset dokumentit, kuten laskut ja kuitit, skannataan digitaaliseen muotoon käyttäen skanneria tai älypuhelimen kameraa.

• Vaihe 2: Tekstin tunnistaminen (OCR)

  • CHAT GPT 4 tunnistaa ja lukee tekstiä kuvasta. Toinen vaihto ehto on, että saatu digitaalinen kuva syötetään Optical Character Recognition (OCR) -ohjelmistoon, joka tunnistaa ja muuntaa kuvassa olevat merkit digitaaliseksi tekstiksi.

• Vaihe 3: Tiedon erittely ja tulkinta

  • Kehoite:

    “Kirjoita puhtaaksi asiakirja laillista käännöstä varten.”

Tiedon syöttö kirjanpitojärjestelmään

Tilaa AI-Sanomien Plus-jäsenyys niin näet loput sisällöstä